Für Wellness und Spa
KI-Rezeption für Wellness und Spa.
Recelia antwortet deinen Gästen auch dann, wenn du in einer Behandlung oder bei einem Gast bist, auf Kroatisch, Deutsch, Englisch und Italienisch, bucht Pakete und Behandlungen und beantwortet Fragen zu Gutscheinen, rund um die Uhr, per Web-Chat, WhatsApp, Instagram und Facebook. Bei Fragen zu Gesundheit, Gruppen und Eignung improvisiert sie nicht, sondern bezieht dich ein.
Ohne Kreditkarte. Einrichtung in 10 Minuten. Jederzeit kündbar.
der Anrufe an kleine Betriebe bleiben unbeantwortet
der Buchungen passieren außerhalb der Öffnungszeiten
erreichbar, ohne Pause und Urlaub
zum Einrichten, ohne IT
Realität im Wellness- und Spa-Zentrum
Warum Wellness-Zentren jeden Tag Buchungen verlieren.
Deine Rezeption ist gebunden, und das Telefon klingelt.
Im Wellness ist die Person an der Rezeption oft in einer Behandlung, betreut Gäste im Ruhebereich oder bereitet die Sauna vor und kommt nicht ans Telefon. 62 % der Anrufe an kleine Betriebe bleiben unbeantwortet, und 85 % dieser Anrufer rufen nie wieder an. Jede Anfrage, die kommt, während du mit einem Gast beschäftigt bist, geht verloren, und das sind genau die Buchungen mit dem höchsten Wert.
411 Locals · BIA/Kelsey Local Commerce.
Gäste aus dem Ausland schreiben abends und in ihrer Sprache.
Die Auswertung von über 5.000 Salons zeigt: 46 % der Buchungen passieren außerhalb der Öffnungszeiten. Wellness lebt stark von Touristen und Hotelgästen, und Tourismus macht in Kroatien einen größeren Anteil am BIP aus (17,5 %) als in jedem anderen EU-Land. Diese Gäste wollen einen Termin im Voraus, abends, auf Deutsch, Englisch oder Italienisch, und meldet sich niemand oder kommt die Antwort nur auf Kroatisch, haben sie bis zum Morgen das Spa im Nachbarhotel gebucht.
Phorest · Eurostat, Reiseeinnahmen 17,5 % des BIP (2024).
Vor der Buchung kommt ein Schwall Fragen, auf die ein Formular schweigt.
Ein Wellness-Paket ist kein einfacher Klick. Der Gast fragt zuerst, was alles enthalten ist, ob es für zwei geht, ob ihr Sauna und Hammam habt, ob ihr Gutscheine verkauft, ob man in der Schwangerschaft darf. Ein Online-Formular beantwortet das nicht, also gibt der Gast auf oder geht dorthin, wo er eine echte Antwort bekommen hat. Genau diese Fragen vor der Buchung entscheiden, ob der Termin zustande kommt.
Beispiel-Gespräch
Mittwochabend, Zentrum zu, das Paket für zwei kommt trotzdem rein.
So sieht ein echter Verlauf aus: die Frage nach einem Paket für zwei, eine kurze Eignungsprüfung für die Sauna, die Gutschein-Frage und der Termin, alles in einem Gespräch, ohne dich. Genauso läuft es auf Deutsch, Englisch und Italienisch. Der Termin steht sofort in deinem Kalender.
Der Verlauf ist eine Illustration. Die KI antwortet ausschließlich aus den Daten deines Zentrums: Preisliste, Plan und Wissensbank. Was im Paket ist und wie der Gutschein genutzt wird, weiß sie aus deinen Daten, und bei Fragen zu Gesundheit und Eignung berät sie nicht, sondern bezieht dich bei Bedarf ein.
So funktioniert es
In drei Schritten einsatzbereit.
Behandlungen, Pakete und Bereiche eintragen
Trag einzelne Behandlungen und Wellness-Pakete mit Dauer und Preis ein, gib an, was in welchem Paket steckt (Sauna, Hammam, Massage, Floating), ergänze die Personen, die sie betreuen, und die Regeln (Eignung, Gutscheine, Altersgrenze, Gruppen). Alles mit Arbeitszeiten je Person. Ohne technisches Wissen, in rund zehn Minuten erledigt.
Die KI lernt dein Zentrum
Aus deiner Preisliste und der Wissensbank (was ein Paket umfasst, Gutscheine, Vorbereitung, Eignung für Sauna und Kryo, Regeln für Gruppen) baut Recelia eine Rezeption, die genau die Fragen deiner Gäste beantwortet, in allen Sprachen, und genau sagt, was in welchem Preis enthalten ist.
Gäste buchen selbst
Bau den Chat auf deiner Website ein oder verbinde WhatsApp, Instagram und Facebook. Ab da nimmt die KI Anfragen und Buchungen rund um die Uhr an, auch während du in einer Behandlung bist, in der Sprache des Gastes, und Termine landen direkt in deinem Kalender.
Funktionen
Alles, was Wellness und Spa von einer Rezeption brauchen.
Antwortet auch, während du in einer Behandlung bist
Während du eine Behandlung machst oder Gäste im Ruhebereich betreust, kommst du nicht ans Telefon, und eine Anfrage in diesem Moment geht sonst verloren. Recelia antwortet nonstop, beantwortet die Fragen und vereinbart einen Termin, sodass dir kein Auftrag entgeht, nur weil du mit einem Gast im Bereich beschäftigt warst.
Mehrsprachige Rezeption für Gäste aus dem Ausland
Wellness lebt von Touristen und Hotelgästen. Recelia erkennt automatisch die Sprache des Gastes und antwortet auf Kroatisch, Deutsch, Englisch und Italienisch, sodass der ausländische Gast die richtige Information bekommt und sofort bucht, statt in ein Spa zu gehen, das ihm in seiner Sprache geantwortet hat.
Bucht Pakete und längere Behandlungen
Anders als ein normaler Termin ist ein Wellness-Paket ein längeres Erlebnis, das im Voraus gebucht wird. Recelia weiß, was das Paket umfasst und wie lange es dauert, bietet einen freien Termin bei der Person an, die es betreut, und trägt ihn in den Kalender ein, sodass wertvolle lange Buchungen nicht davon abhängen, ob du Zeit zum Antworten hattest.
Gutscheine und häufige Fragen aus der Wissensbank
Gutscheine sind ein großer Teil des Wellness-Umsatzes und eine häufige Anfrage. Recelia erklärt aus deiner Wissensbank, wie der Gutschein funktioniert, und beantwortet Fragen zu den Paketen, während du den Verkauf und die Abrechnung weiter an der Rezeption behältst. Die KI erfindet keine Guthaben und kein Abrechnungssystem.
Gesundheit und Eignung: Übergabe bei Risiko
Sauna, Kryo und Hammam haben echte Vorbehalte: Bluthochdruck, Herzbeschwerden, Schwangerschaft, frische Operationen. Recelia prüft die Eignung kurz aus deiner Wissensbank, gibt aber keinen Gesundheitsrat: bei jeder Unsicherheit bucht sie nicht selbst, sondern bezieht dich ein.
Gruppen und besondere Anlässe: Übergabe an dich
Junggesellinnenabschiede, Geburtstage und Firmen-Wellness brauchen eine Absprache, die die KI nicht erfinden darf: mehrere Personen, Bereiche und Zeiten. Recelia bricht solche Anfragen nicht eigenmächtig herunter, sondern gibt sie sauber mit den gesammelten Details an dich weiter, während sie reguläre Termine und die Warteliste selbst führt.
Ratgeber
KI-Rezeption für Wellness und Spa, erklärt.
Was ist eine KI-Rezeption für Wellness und Spa?
Eine KI-Rezeption ist ein virtueller Empfang, der für dich Anfragen annimmt und Termine bucht, Tag und Nacht und in mehreren Sprachen. Anders als ein einfacher Online-Kalender führt Recelia ein echtes Gespräch: sie versteht Fragen wie „was ist im Wellness-Paket für zwei enthalten“ oder „habt ihr Sauna und verkauft ihr Gutscheine“, antwortet aus deiner Preisliste und Wissensbank und trägt den Termin in den Plan ein. So bekommt der Gast in Sekunden eine Antwort, und du musst die Behandlung nicht für jeden Anruf unterbrechen.
Deine Rezeption ist gebunden, und das Telefon klingelt
Im Wellness ist das ausgeprägt. Die Person an der Rezeption ist oft in einer Behandlung, betreut Gäste im Ruhebereich, bereitet die Sauna vor oder empfängt die nächste Buchung, also ist einfach niemand am Telefon. Wenn du endlich frei wirst, wartet ein Stapel verpasster Anrufe und Nachrichten, und ein Teil davon sind Gäste, die inzwischen woanders gebucht haben. Recelia übernimmt diesen Teil: sie antwortet Tag und Nacht, beantwortet die Fragen und vereinbart einen Termin, sodass Anfragen nicht verloren gehen, während du beschäftigt bist.
Gäste aus dem Ausland, abends, in ihrer Sprache
Das unterscheidet Wellness von den meisten anderen Betrieben. Ein großer Teil der Gäste sind Touristen und Hotelgäste, die einen Termin während ihres Aufenthalts wollen und abends auf Deutsch, Englisch oder Italienisch schreiben. Antwortest du eine Stunde später oder nur auf Kroatisch, haben sie schon das Spa gebucht, das ihnen sofort und in ihrer Sprache geantwortet hat. Recelia erkennt automatisch die Sprache des Gastes und führt das ganze Gespräch darin, sodass du keine ausländischen Gäste wegen der Sprache oder der Zeit verlierst.
Längere Pakete und Arrangements: hier ist die Reservierung echt
Anders als in manchen Betrieben, wo der Gast einfach vorbeikommt, ist ein Wellness-Paket ein längeres Erlebnis mit begrenzter Platz- und Terminzahl, also wird es im Voraus gebucht. Recelia weiß, was das Paket umfasst, wie lange es dauert und wer es betreut, bietet einen freien Termin an und trägt ihn in den Kalender ein. So überschneiden sich die langen, wertvollen Buchungen nicht und hängen nicht davon ab, ob du in diesem Moment antworten konntest.
Mehrere Bereiche und Ressourcen: was die KI macht und was sie übergibt
Ein Wellness-Zentrum hat oft mehrere Bereiche zugleich: Sauna, Hammam, Massageraum, Floating. Recelia bucht die Behandlungen und Pakete, die eine konkrete Person betreut, denn das weiß sie verlässlich aus dem Plan. Komplexere Logistik, etwa die gleichzeitige Nutzung mehrerer Bereiche für eine größere Gruppe, erfindet sie nicht: solche Fälle gibt sie an dich weiter, damit du sie zusammenstellst, statt etwas zu versprechen, das nicht passt.
Gutscheine: Antwort ja, Zahlung im Studio
Gutscheine sind für Wellness ein großes Geschäft, besonders um Feiertage, Geburtstage und Muttertag, und eine häufige Anfrage. Recelia erklärt aus deiner Wissensbank, wie der Gutschein funktioniert, was er abdeckt und wie er genutzt wird, und beantwortet Fragen zu den Paketen. Den Verkauf und die Abrechnung des Gutscheins behältst du weiter an der Rezeption, die KI führt kein neues Bezahlsystem ein und verfolgt keine Gutschein-Guthaben. Der Gast bekommt eine genaue Antwort, und du behältst die Kontrolle über die Kasse.
Gesundheit und Eignung für Sauna und Kryo: wann die KI übergibt
Sauna, Hammam, Kryo-Kammer und manche Behandlungen haben echte Vorbehalte. Bluthochdruck, Herzbeschwerden, Schwangerschaft, frische Operationen, akute Entzündungen, all das kann ein Grund sein, einen Termin anzupassen oder abzusagen. Recelia prüft diese Punkte kurz aus deiner Wissensbank, gibt aber nie einen Gesundheitsrat. Bei jeder Unsicherheit bucht sie den Termin nicht selbst, sondern bezieht dich ein. Lieber einmal zu viel übergeben als falsch einschätzen.
Gruppen und besondere Anlässe: Übergabe mit Details
Junggesellinnenabschiede, Geburtstage, Firmen und Geschenke für eine Gruppe brauchen eine Absprache, die nicht ins Blaue gehen darf: wie viele Leute, welche Bereiche, wie viel Zeit, Zusatzangebote. Recelia bricht solche Anfragen nicht eigenmächtig herunter. Sie sammelt die Grunddetails und gibt sie sauber an dich weiter, während sie reguläre Einzeltermine, Erinnerungen und die Warteliste selbst führt. So kommen die großen, wertvollen Anfragen vollständig bei dir an und nicht verloren in den Nachrichten.
Termin bei der richtigen Person und im richtigen Bereich
Nicht jeder macht alles, und nicht alles läuft im selben Raum. Recelia weiß für jede Person, welche Behandlungen sie betreut und wann sie frei ist, und bietet einen Termin nur bei der Person an, die das macht und gerade verfügbar ist. So kommt der Gast nicht zu einer Behandlung, die an dem Tag nicht angeboten wird, und du hast keine Doppelbuchungen oder unmöglichen Termine.
Erinnerungen, Absagen und Wartelisten
Längere Wellness-Termine sind Buchungen, die du nicht verlieren willst. Recelia schickt vor jedem eine Erinnerung, und die Absage geht mit einem Klick, sodass Buchungen ernsthafter werden. Sagt jemand ab, geht der Termin sofort an den nächsten Gast auf der Warteliste, was in der Saison und an Wochenenden Gold wert ist, weil genau diese Termine am gefragtesten sind.
Schluss mit dem DM-Chaos auf Instagram
Wellness-Zentren zeigen ihre Pakete und das Ambiente auf Instagram, also schreiben Gäste ihre Anfragen in die Nachrichten, wo sie leicht untergehen. Recelia antwortet direkt in den Instagram- und Facebook-Nachrichten, in der Sprache des Gastes: sie sagt, was das Paket umfasst, den Preis und die freien Termine, und trägt die Buchung in den Kalender ein. Instagram nutzt du weiter für die Atmosphäre, und die Buchungen laufen an einer Stelle zusammen.
KI-Rezeption oder ein einfacher Online-Kalender?
Ein einfacher Online-Kalender hilft nur dem Gast, der genau weiß, welche Behandlung er will, und sich selbst durch ein Formular klickt. Ein großer Teil der Leute fragt aber erst: was ist im Paket, geht es für zwei, habt ihr Sauna, darf ich in der Schwangerschaft, verkauft ihr Gutscheine. Auf diese Fragen schweigt ein Formular; eine KI-Rezeption beantwortet sie, in der Sprache des Gastes, und bietet einen Termin an. Dazu übernimmt Recelia Gutscheine, Absagen, Erinnerungen und die Warteliste, also die Arbeit einer Rezeption, nicht nur die Terminauswahl.
Dein Kalender, da, wo du ihn ohnehin anschaust
Recelia gibt dir einen sicheren Kalender-Link, den du mit einem Tipp in Apple, Google oder Outlook Kalender abonnierst. Jede Buchung, die die KI vereinbart, erscheint automatisch auch dort, du siehst deinen Plan also wie gewohnt auf dem Handy, ohne Abtippen. Den Link kannst du jederzeit zurückziehen und neu erzeugen.
Datenschutz nach EU-Standard
Die Daten deiner Gäste liegen ausschließlich auf EU-Servern in Frankfurt, verschlüsselt und streng je Zentrum getrennt. Recelia schreibt keine Nachrichteninhalte in Logs und bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO. Das zählt, weil in Gesprächen über Wellness auch Angaben zu Gesundheit und Eignung fallen können, die sorgsames Handhaben verlangen.
Häufige Fragen
Fragen von Wellness- und Spa-Zentren.
Lass dein Telefon von allein rangehen, in der Sprache des Gastes, auch während du in einer Behandlung bist.
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